如何干掉其他费用?赶紧从报销、摊销、计提入手,利润立马上来

如何干掉其他费用?赶紧从报销、摊销、计提入手,利润立马上来

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讲讲公司整个费用,费用我们有一个重要的口径,口径是什么?口径能够对应的对应,不能对应的要及时,很多企业可能在你的费用分析里边有一个科目,而且这个科目有可能还不低,就是它的金额体系不低,这个科目一般是放在费用的最后面。

比如营业费用、管理费用、营销费用、财务费用等等,然后最后有一个科目,叫其他费用,很多企业其他费用还挺高,我们在看企业的财报,一看这个其他费用为什么这么高?其他费用是什么?

然后财务也解释不清楚,财务跟我们说,这一个是老板的费用或者是什么的费用,在国内没有办法去归口,最后就只能够算其他费用。

在我看来,如果说你的其他费用值体系越高,那就代表着你费用管理的能力相对较低,所以我们在做数据化管理的时候,有一个目标就是干掉其他。

如何干掉其他?

第一个报销,我们一定要及时入账,很多企业报销的时候规则很多,比如说必须有统一的发票,必须按照公司的规则、制度等,这些都没有问题,但是这一些标准的背后导致了没有发票就不能报销。


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比如说一个销售员出去,他有可能向公司借资,借了五千块钱,完了以后去招待客户,去出差。一个月过去了,钱都花得差不多了,但是没有报销,因为有些发票还没出来,有些地方没发票,这一发票没有交给财务或者没有到账的时候,这个费用在财务上面是挂在借支,没有入到费用里面去,就会导致这个月看起来费用挺低,大家都没花钱。

在装备体系来说都没有报销,就等于大家都没花钱,但实际是什么,实际来说钱都已经花完了或者说大家都在花钱,只是账面没有体现而已,这就出了问题,导致的结果是这个月看起来没有费用或者费用很低,账面的利润体现的很好的。

但是老板不知道,可能还有好多的费用没有报销,我上一次在青岛有一个客户,他们做阿米巴,里面大家主要有一个利润的分配,按季度来分的。

他们前面的三个季度都做得非常好,账面体现出来的利润也很好,然后所有都分配完之后,老板也挺高兴,大家也挺开心,但在第四个季度的时候,整个销售部门就报了一千六百万的账,报完之后直接把当年的利润,干掉了一大部分。

出现这样的状况,老板肯定是很火,火的原因是大家为什么不及时报账,导致前面利润的虚高,最后没有利润。

所以及时记账,及时入账,这个是一个非常重要的事情,我们在很多的企业,给他们制定规则,比如每个月五号之前,必须把上个月的账及时报销掉,如果没有报,那就不好意思,费用自理。

当然很多人说,没有票我怎么办?没有票不要紧,先把账给报过来,大不了现在不给你,不给你结算,但是账得报过来,以保证整个企业经营的真实状况,知道那些人花了钱,花了多少钱,花多了还是花少了等等,这一些可以及时的体现出来。


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第二就是摊销,每个企业要制定标准,因为在我们整个会计准则里边是有明确周期,比如说一个设备有可能摊销是三年,甚至有些是五年,但是也发现整个发展特别快,有可能这个设备还坚持不到三年的时候,会被淘汰。

导致的结果是你这个设备用了一年下线了,没有再利用,但是它的费用还有在摊销,因为摊销的少,利润体系很好,后面这个设备没有用,还一直在摊费用,就导致费用虚高,利润没那么好。

所以每一家企业根据实际的状况,制定相应的摊销的标准,摊销的周期是多长?是六个月还是一年,还是两年,还是三年,还是五年。

根据企业真实的经营状况去定义这一个摊销的金额,多少钱以上需要摊销,以及摊销的周期应该多长?只有定义好了才能避免问题的出现,不然就会出现刚才所说的那种尴尬的状况,设备都已经下线,但是还在不停地摊销,就好比这个人在你企业干活的时候,你是给他发全额工资,但是他干了几年活,退休了,你给他发的不是退休工资,发的还是全额的工资,但是他没有产出,那你可想而知企业在这种经营的过程当中,你后面会怎么样?


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第三个叫计提,计提是什么意思?就是说我们对一些预期的专项费用要计提出来,计提出来的目的是你到时候要花这笔钱的时候,是有准备或者说是有钱可花。

具体最常见的可能大家都知道,比如说年终奖,一个企业,比如说预算大概有一百万的年终奖,说是要到十二月份,或者说一月份发出去,结算的时候,如果不做计提,那就会体现出来在当月的费用,而且这有可能是一笔相对大的费用。

那这笔大的费用如果是说没有做计提,在当月直接体现,导致的结果是当月的利润有可能直接干成负数,就会体现出来你的利润报表可能是负或者很低。

我们做计提每个月提多少?比如说按照一百万的规则,一百万除以十二,每个月计提出来,然后到那个月的时候,我们就有钱花,对于一些预期的专项费用,比如说外贸型的公司需要做展会,甚至需要去国外去做展会,国外做展会的时候,有可能费用是相对比较高的,有可能一次会花个几十万甚至上百万。

这个费用理论上面来,也是要做计提,在每年的费用规划的时候,我们大概要做几场的展会,然后这些展会是什么样的规模,我们大概需要定多大的展位,需要去多少人,多少产品,为期多少天,大概花多少钱。

只有明确的时候,你就可以进行相应的计提,而不至于说到时候没钱可来花,计提的目的就是预期的一些需要花的钱,我们提前准备好,到时候就有钱可以花。

装备的计提是不至于会影响到你当月利润的波动,然后费用我们需要分类,分类的目的就是让它更加的清晰,这个费用到底是属于什么类型,什么用途,发生在哪些部门,这些我们就可以分类。

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比如说哪些属于营业费用,哪些属于营销费用,哪些属于管理费用,哪些属于生产费用,哪些属于研发费用等等。

用途来讲,这个钱到底是用在哪里,用于客户还是用于产品,还是用于员工,还是用于团队建设等等。

这一些我们也可以把它进行分清楚,发生的部门,也就是这个钱到底哪个部门花的,是销售还是生产、人力资源发、财务、行政等等,进行分类,分类的目的是让这些费用能够明确的归口到哪里去。

当然这些是一个周围的记录,在类型方面可能是一个维度,在用途方面是另外的一个维度,发生部门又是另外的一个维度。

一个费用有可能是属于管理费用,这个管理费用是用于团队建设,然后这个是人力资源部花出去的,要记录清楚,然后在记录的过程当中,我们就会把其他费用减少。

当然很难说把其他费用一步到位全部干掉,但是可以逐步减少到最后,为零肯定是最好的,所以数据分类费用的分类和归口是一个很重要的事情。

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